BEJELENTÉSKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Cégnév: CAS Software Kft.

Székhely: 6724 Szeged, Eszperantó utca 3.

Adószám: 14331590-2-06

a továbbiakban: Foglalkoztató

Jelen Szabályzat a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvénynek való megfelelést szolgálja a Foglalkoztatónál.

A Szabályzat megállapítása és módosítása a Foglalkoztató vezetőjének hatáskörébe tartozik.

Jelen Szabályzat rendelkezései 2023.12.08. napjától alkalmazandók.

Kelt, 2023. december 8.

ügyvezető

I. FEJEZET - BEVEZETÉS

1. A Szabályzat célja

1. Az Országgyűlés Magyarország korrupció elleni fellépésével összhangban vállalt nemzetközi jogi és európai uniós jogi kötelezettségeire figyelemmel, biztosítva a bejelentők minél teljesebb védelme érdekében szükséges intézkedéseket, a bejelentések jelentőségét a magánszektorban is elismerve megalkotta a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényt (a továbbiakban: Panasztörvény), ezzel a Társaság számára is kötelezővé téve belső visszaélés-bejelentési rendszer (továbbiakban: Visszaélés-bejelentési rendszer) létrehozását.

2. A törvény 2023. július 25-től hatályos és alkalmazandó. Jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a Panasztörvény rendelkezéseit kell alkalmazni.

3. Jelen szabályzat tartalmazza a Foglalkoztatónál Panasztörvény szerinti belső visszaélés-bejelentési rendszerre vonatkozó működési és eljárási szabályokat, az érintettek jogait és kötelezettségeit.

2. Fogalommeghatározások

Panasz: A panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat;
Közérdekű bejelentés: A közérdekű bejelentés olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat;
Bejelentés: panaszt vagy közérdekű bejelentés tartalmazó szóbeli, vagy írásos közlés, amelyet bejelentő személy a visszaélés-bejelentési rendszerben a címzetthez eljuttat;
Bejelentő: az a személy, aki bejelentést a visszaélés-bejelentési rendszerben megteszi;
Bejelentésben érintett személy: a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy;
Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat.
Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a Foglalkoztató számára és annak irányítása alatt Foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

II. FEJEZET - A BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER MŰKÖDÉSE

1. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a Foglalkoztatónál

A Foglalkoztató belső visszaélés-bejelentési rendszerét működteti:

Informedia Kft. /Dr. Konczos Szilvia/ (a továbbiakban: Működtető)

A bejelentések fogadása a Működtető alábbi elérhetőségein történik:

E-mailben: konczos.sz@in4media.hu

2. A bejelentés tárgyára vonatkozó szabályok

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

Ha a Foglalkoztató a munkavállalóira a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9. § (2) bekezdésében meghatározott feltételekkel a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat állapít meg, ezek megsértése a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelenthető.

3. Bejelentésre jogosult személyek

A Foglalkoztató belső visszaélés-bejelentési rendszerében bejelentést tehet

a) a Foglalkoztató által foglalkoztatott,

b) az a foglalkoztatott, akinek a Foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és

c) a Foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,

e) a Foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,

f) a Foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,

g) a Foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,

h) a Foglalkoztatóval az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és

i) az a személy, akinek az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Foglalkoztatóval megszűnt.

III. FEJEZET - A BEJELENTÉSSEL KAPCSOLATOS ELJÁRÁS

1. A bejelentés megtétele

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről elektronikus visszaigazolást küld a bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani az e törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.

2. A bejelentések kivizsgálása

A Foglalkoztató a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja. Ezt a határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól a Működtető röviden e-mail útján tájékoztatja.

A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

A bejelentések kivizsgálásában való közreműködéssel szerződés keretében bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is megbízható. Külső szervezet megbízása esetén a külső szervezetre a bejelentővédelmi ügyvédre irányadó összeférhetetlenségi és pártatlansági szabályokat alkalmazni kell.

A bejelentés kivizsgálása során a Működtető tartja a kapcsolatot a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel.

3. A bejelentés kivizsgálásának mellőzése

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,

b) a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg,

c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve

d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

Ha a bejelentés kivizsgálása jelen Szabályzat III.3. pontja szerint mellőzhető, Működtetőnek ezen tény megállapításáig el kell végeznie a bejelentés fogadásával, rögzítésével, valamint a bejelentéssel összefüggő tájékoztatások megadásával kapcsolatos feladatokat.

4. Intézkedések a visszaélések orvoslására

A bejelentés kivizsgálása során a Foglalkoztatónak értékelnie kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hoznia azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a bejelentés szerinti jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmények vagy mulasztások, illetve egyéb visszaélések orvoslására.

Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor a Foglalkoztatónak intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

5. A bejelentő tájékoztatása

A Foglakoztató a Működtető útján írásban tájékoztatja a bejelentőt a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről. E célból a Foglalkoztató a Működtető részére az intézkedéseiről a szükséges tájékoztatást 3 napon belül megadja.

Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a fenti tényekről a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

6. Adatkezelési szabályok

A belső visszaélés-bejelentésben kezelt személyes adatok kezelésére a Panasztörvény 26-27.§-ai alkalmazandók.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között

1. a) a bejelentőnek,

b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és

c) annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

A visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell az a-c pontok hatálya alá nem tartozó személyes adatokat.

2. A bejelentő személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kell kezelni.

A bejelentő személyes adatai – a nyilvánvalóan rosszhiszemű, valótlan adatokat, információkat közlő bejelentő adatainak kivételével – csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező állami szerv vagy hatóság részére adhatók át, ha ezen állami szerv vagy hatóság az adatok kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. A bejelentő személyes adatai kifejezett hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra.

Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és

a) ezzel összefüggésben bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, a bejelentő személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult állami szerv, hatóság vagy személy részére át kell adni,

b) megalapozottan valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult állami szerv, hatóság vagy személy kérelmére át kell adni.

3. Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

4. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

5. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

6. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá.

A 4.-6. pontban írtakat arra a személyre is alkalmazni kell, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.

7. A visszaélést bejelentők védelme

1. A visszaélést bejelentők védelmére a Panasztörvény 41-49.§. alkalmazandó. Ezek alapján minden, a bejelentő számára hátrányos intézkedés,

a) amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és

b) amelyet a bejelentő jogviszonyával vagy kapcsolatával összefüggésben valósítanak meg,

jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.

2. Hátrányos intézkedésnek minősül a bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen, de nem kizárólagosan

a) a felfüggesztés, a csoportos létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések;

b) a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása;

c) a képzés megtagadása;

d) a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia;

e) a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyára vonatkozó törvény szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény – így különösen fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció – alkalmazása;

f) a kényszerítés, a megfélemlítés, a zaklatás vagy a kiközösítés;

g) a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód;

h) a határozott idejű foglalkoztatásra irányuló jogviszony határozatlan idejűvé átalakításának elmulasztása, ha a Foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy foglalkoztatásra irányuló jogviszonyát határozatlan idejűvé változtatják;

i) a határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy annak idő előtti megszüntetése;

j) a károkozás, amely magában foglalja a személy jóhírnevének megsértését vagy a pénzügyi veszteséget, beleértve az üzleti lehetőség elvesztését és a bevételkiesést is;

k) az olyan intézkedés, amelynek eredményeképpen okkal következik, hogy az adott személy a jövőben foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya szerinti ágazatban nem létesíthet;

l) az egészségügyi alkalmassággal összefüggő vizsgálat előírása;

m) az áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása, és

n) az engedély visszavonása.

3. E bejelentővédelmi jogok csak a jogszerűen megtett bejelentésre vonatkoznak.

A bejelentés megtétele jogszerű, ha

a) a bejelentő a bejelentését a Visszaélés-bejelentési rendszerben, a jelen Szabályzatban, illetve a Panasztörvényben meghatározott szabályok szerint tette meg;

b) a bejelentő a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és

c) a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.

4. A bejelentővédelmi jogok teljes köre csak az uniós jog hatálya alá tartozó jogsértések bejelentőire vonatkozik, ideértve azt az esetet is, amikor a bejelentő alapos okkal feltételezi, hogy bejelentése az uniós jog megsértésére vonatkozik, bár valójában nem az.

Az uniós jogon kívüli, hazai jogszabályt sértő cselekmény bejelentője kizárólag jogi segítségnyújtást igényelhet.

A törvény által védett titok – pl. ügyvédi titok – megsértésével tett bejelentésre sem vonatkozik a bejelentővédelem teljes arzenálja, a bejelentő kizárólag jogi segítségnyújtást igényelhet.

IV. FEJEZET – TÁJÉKOZTATÁSI KÖTELEZETTSÉGEK TELJESÍTÉSE

Tájékoztatás a belső visszaélés-bejelentési rendszer működéséről, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásról, valamint a Panasztörvény szerinti visszaélés-bejelentési rendszerekről és eljárásokról.

A Foglalkoztató a Panasztörvény 25.§-a szerinti információ-nyújtási kötelezettségének külön tájékoztatóban tesz eleget, amelyt a Munka törvénykönyve 18.§/2/ bekezdés alkalmazásával helyben szokásos és általában ismert módon közzé kell tenni.

A közzététel történhet faliújságon, vagy honlapon, vagy külön tájékoztatóban, vagy e-mailben történő megküldéssel.

V. FEJEZET – ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

14.§ Jelen szabályzat 2023.12.08. napjától visszavonásig alkalmazható.

Foglalkoztató